Softwerkskammer

 

SoCraTes Orga Retrospektiven Telko am 10. September 2015

Teilnehmer:
Benjamin Reitzammer, Nicole Rauch, Markus Deibel, Frank Deberle, Stephan Roth, Christoph Neuroth

Gut gelaufen

  • Kooperation mit Hotel, keine größeren Missverständnisse
  • Slack als warm-up und um den "Spirit am Leben zu halten"
  • War super, dass wir die Zimmerschlüssel an die Teilnehmer verteilt haben

Dinge, die wir beim nächsten Mal anders machen wollen

Vermischtes
  • Lanyards für Namensschilder vom Sponsorengeld kaufen und den Teilnehmern sagen, dass sie sie zurückgeben sollen
  • Papier für die Worldcafe Tische sollte kleiner sein, max 1x1m (damit sie einfach fotografiert werden können)
  • Activityresults ein paar Tage vorher befüllen (Räume anlegen) und deutlich sichtbar verlinken (wo genau?)
  • Noch zu klären: Weiterhin eigenes Slack-Team für die SoCraTes oder als Teil des Softwarecraftsmanship-Teams?
  • Slack besser propagieren, Zugang per Slackin ermöglichen
Größe & Schedule
  • Max 220 Teilnehmer, max. 13 Räume + Böhmesaal
  • Marketplace 30min länger machen, damit Zeit zwischen Ende Marketplace und erster Session ist (am ersten Tag oder an beiden Tagen?)
  • Mittagspause an allen Tagen 90min machen
  • Konferenz-Ende am Samstag später machen, um den Tag nicht so zu stauchen
  • Schedule noch deutlicher vorab kommunizieren (auf der Website und per Mail)
Hotel & Anmeldung
  • Trinkgeld für das Hotelpersonal einsammeln
  • Tickets evtl in 2-3 Batches freigeben?
  • Diversity-Sonderbehandlung klarer machen, zurückgehaltene Tickets transparenter machen. Deutlicher für Diversity-Teilnehmer werben.
  • Evtl kein Deposit mehr einsammeln --> Hotel fragen, ob sie den den no-shows eine
    Rechnung für die erste Übernachtung schicken?
  • Am Donnerstag nachmittag früher Register-Desk vorbereiten (am besten ab 15 Uhr) und alle Sachen schonmal vorab in die Umschläge packen
  • Klarstellen, dass bis Sonntag abend bleiben Sponsorenkosten verursacht => Leute, die So. tagsüber einen Ausflug machen wollen, bitte nur bis So. morgen buchen! (Gegen Ende per Mail kommunizieren.)
  • Nicht mehr während der Registrierung die drei Fragen stellen, Namensliste reduzieren auf Name + Twitter + Foto
  • Hotel gegenüber klarer kommunizieren, dass DZ und Junior-DZ, die ab Samstag
    oder Sonntag nur noch einzeln belegt sind, immer noch nach Doppelbelegung
    abgerechnet werden.
Sponsoring
  • Strukturiertere und frühe Abfrage der Sponsoren-Informationen (Templates vorbereiten)
  • Sponsoring Slots müssen vor der eigentlichen Öffnung der Registrierung feststehen und vorab registriert werden. Es werden keine Sponsorenplätze mehr freigehalten, wenn die Registrierung geöffnet wird.

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